整理収納アドバイザー（整理整頓コンサルタント）の横浜Ｔキューブ・スタイル　企業向け整理整頓の研修、イベント、セミナーを行う藤岡 聖子の事務所です。

76回目の音声ブログは、環境整備を進めるには、研修が有効ですよ！

というお話です。

脳科学の研究が進むにつれて、今まで『なんとなくいいのだろうな～。。。」

といったことが実証されてきています。

自然がいいことは、誰でも知っています。

疲れたら、緑の中で森林浴をするとか

瞑想が有効だとかありますよね。

海外の大手企業でも瞑想を取り入れているところが多くあります。

グーグルも社内に瞑想室があるそうです。

新しい発想を生み出すには、自分と宇宙と一体になる状態が良いと分かっているからですね。

日本はまだまだ意識がそこまでいっていないと思います。

生産性を上げるためなら、何でもやる！

これが海外の企業ですね。

日本は、精神的な世界は、個人がするものという意識が根底にあるのだと思います。

先日NHKで神仏和合について放映されていましたが、日本の本質はここにあるのだと思いました。

1000年以上かけて、神と仏を一緒にしてきたのです。TVでは「ごちゃまぜ」と表現していました。

だから、生まれた時は神社に行き、亡くなった時はお寺で葬式をするというような、海外からは不思議な民族に見えるのです。

無宗教だと言う日本人は半数に及びます。にもかかわらず、お正月は初詣に行く。

自分でも不思議だと思いますが、これは長年ごちゃまぜにしてきたDNAに刻み込まれたものだと思うのです。

それが『和』を生み出す国民性として定着しているのではないでしょうか。

北朝鮮とアメリカの会談が行われるという、あり得ないことが現実になる現代。

『和』は世界平和に大きく寄与する考え方だと思います。

日本の役割は、政治の世界だけでなく、東京オリンピックがなぜ今なのか？ということも含めて、宇宙の大きな流れの中で日本が果たすべきことは大きいと思うのでした。

音声ブログはこちらからお聞きいただけます。

幸せ片づけハッピーセラピー

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働き方改革を推進するために、多くの企業が「何をすればいいのだろう？」と悩んでいます。

残業時間はトップダウンで強制的に減らせても、実際の事務処理が減るわけではない。となれば、効率をアップするしかないわけです。

そのためには、事務所の使い勝手をよくするというのが一番最初に行うことになるでしょう。

まずは、いつも使っているモノや書類と、たまに見れば（使えば）済むもの、保管さえしておけばいいモノに分かれます。

なんとなくとってあるモノについては、潔く処分です。

事務所スペースには、コストが掛かっています。無駄なモノを取っておく必要はありません。その見直しさえできればいいのですが、ここが「面倒」だとか「今までの担当者もこれでしていたのだから」というような慣習などで放置されていることがあります。そこを見直していくことが、効率的なオフィス環境を構築していく始めの一歩になります。

減らしたら、今度は什器自体と、その置き場所の見直しです。セキュリティの問題をクリアしているかどうか。マイナンバーなど重要な個人情報の保管は、少人数の事務所でもコンプライアンス上必須になります。誰でも通れる場所に保管しておくのはリスクが高いですし、当然扱う担当者も限られているはずです。では、その担当者の意識レベルはどうでしょうか。

デスクの上が乱雑になっていては、どの案件がどこにあるのか、すぐに取り出すことが難しくなります。個別ファイルがあるのは当然のことですが、問い合わせの電話に出るたびに、新しい書類がデスクの上に置かれていく。そうこうしているうちに、案件ごとに分かれていたはずなのに、入り混じってしまい紛失する。ということもあります。明確に分けておくためには、保管方法もルール化しておく必要があるでしょう。

動線の見直しも、効率的に仕事をするのに役立ちます。

また、見た目を考えることができます。

例えば、顧客目線で、来社した際にどのように見えているのか？

すぐに声を掛けられる状態なのか？

社外秘のモノが目に入らないようになっているのか？

会社の信頼にも大きく関わりますし、気持ちよく対応する姿は、相手から好ましく思われます。

同業他社や同業他社に出入りしている顧客とも商談をするのであれば、会議室に案内するまでに自社情報が漏洩しない工夫も必要でしょう。

以外と電話をしている声などに相手側のヒントになることもありますので、注意する必要があるかもしれません。

これはレイアウトで変えるしかないのです。

効率というと、フリーアドレスにするのが流行っているようですが、何のためにフリーアドレスにするのか、バラバラの席になったチームをどう取りまとめるのか、しっかりと計画をしておかないと失敗に終わります。形だけを変えても、働き方は変わりません。働き方を変えるには、意識自体を変える必要があるからです。

これから働く人自体の人口が減ってくるので、今のうちから働き手を確保し、働きやすい環境にしていくのは必須となります。今の若者は、綺麗な大学で学んでいます。少子化を踏まえて、大学が選んでもらえるように校舎等施設や設備を整えているからです。それが当たり前になった大学生が就職する際に、どんな職場を選ぶでしょうか。

こう考えれば、一目瞭然、綺麗な職場を好むのは当たり前です。校舎を新しくしただけで、入試倍率が上がるのですから、入学する前から環境が整っているのは視野に入っているわけです。その先の就職で、散らかったところを選ぶという選択肢は低くなります。さらに、人材確保という点では、今いる社員に長く務めてもらう必要があるのですから、働きやすいオフィスを作るのはとても重要になってきています。

求人広告を出しても集まらないという現状があるのですから、その求人広告費を削減するためにも、初期投資をするのは環境整備になるわけです。無駄な求人広告を減らすためにも、まずは整理整頓から始めることが大切となります。

社員研修を承っています。

お気軽にお問合せください。

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オフィスの整理整頓って、なかなか数字として上げずらいものですね。

・職場が汚い

・床置きが多くて危険

・デスクの上は、モノでいっぱい

・見たい書類を探すのに時間がかかる

・担当者がいないと、取引先からの問い合わせに即答できない

・個人情報の管理がずさん

様々な問題を抱えている企業は、意外と多いもの。

その底辺にある原因の一つが

整理整頓がなされていない！

たったこれだけのことだったりするのです。

どこに

何があるのか

何時必要なのか

そもそも、その場所にある必要性はあるのか

保管する書類のルールはあるのか

社内でファイル名は統一されているのか

モノの管理は、誰がどこまでしているのか

在庫管理に時間がかかり過ぎていないか

保管場所は、誰でもわかるように工夫がされているか

帰宅時に、デスクの上には何も置かれていない状態か

外出が多い人は、行先・帰宅時間がおおよそ分かるか

ちょっと考えただけでも、あっという間に10個くらいは出てきます。

一つ一つは、たいした時間ではないかもしれません。

しかし、取り引き先からの問い合わせに

「担当者が出張中でわかりません。」

では、貴重な機会損失となる可能性が高いでしょう。

時代は早く流れているので、

10分でも早く返答した企業に、実質的な仕事依頼がいくことも多々あると思われます。

そんな目に見えない損失を防ぐのが

整理整頓です。

そのためには、社員の意識が変わることが必要になります。

手形をデスクの上に置いたまま離席する。

こんなことは、もっての外です。（実際にあった話です。）

会社の出入口のセキュリティーが厳しくなっているだけに

社内で緩くなるのでは、本末転倒。

まずは現状を知るところから、始めませんか？

オフィスチェッカーは、項目ごとに数字で表れるので、非常に分かりやすい。

この分かりやすさが、社員の意欲をアップさせます。

また、社員の意識と経営陣の意識の違いがわかります。

社員は、けっこう頑張っていると思っていることもあります。

意識差を知ることで、対処方法を考えることが可能となります。

また、社員がやらざるを得ない状況にしていく工夫をお伝えしています。

整理整頓コンサルティングの流れで

大枠は記載していますので、ご覧ください。（現在校正中）

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