１．時間の無駄
２．お金の無駄
３．心理的な無駄
４．信頼構築の無駄
前回の記事で、時間の無駄をお伝えしました。
こちらは、事業案内の①探しモノという時間損失についてでした。
その時間の無駄が生み出す経済的な損失が大きいということでしたね。
では、2番目のお金の損失についてですが、単純な無駄といえば2度買いです。
①に関わるのですが、探しているモノが見つからないから買ってしまう。
これって、個人でもよくすることですね。100円ショップという便利なものがあるから、つい「100円だから」と気を許してしまう。
これを会社で従業員がみな同じように考えたら。。。
とんでもないことが起こるわけです。
ある会社で、フリーアドレスを導入しました。当然、個人の持ち物はロッカーに入るだけになります。と、入りきらないモノがでてくるわけです。
あまり使わない文具などは、購買部に戻ってきました。返還された文具は、30万ほどになるそうです。
いかに多くの人が、いちいち取りに行くのは面倒だから、手元に置いておこう。と思っているかが分かります。
そして、デスクの中がゴチャゴチャになる原因をつくり、効率を落としているのです。
それ以外にも
・誤発注
・在庫管理のミス
などもあるかもしれません。ミスをした場合は、早めに対処しておけば損失までには及ばないでしょう。ミスを隠すような土壌があると、数年後に発覚し、その時には使えないということも起こりえます。人が隠す時には、人目のつかない倉庫の片隅に置きますから。このようなことが起こらないように、在庫管理はしっかりしておきたいものです。
もう一つは、地代家賃です。
事務所を借りている場合、月々の家賃が発生しています。そのフロアを有効活用しているかが重要になります。誰が置いたのかよくわからない段ボールが山積みになっているとしたら、そのスペースはお金を捨てていることになります。もっと他のことに当てることができるのではないでしょうか？倉庫に預けるという方法もあります。ここは、どれくらいの使用頻度があるのかを考えて決めることが必要です。時間がかかって物事が進まないのでは、本末転倒にもなりかねません。段ボールの担当者に確認をして決定しましょう。
自社ビルだから、問題ないということもあるでしょう。しかし、コストがかかっていないわけではありません。固定資産税は払っているのですから。
地代も家賃も、有効に使って無駄なコストにならないように管理しましょう。
旭化成労働組合川崎支部様で、生産性を上げるためにどうしたらいいのか？
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整理がされていないと、4つの無駄が生じます。
１．時間の無駄
２．お金の無駄
３．心理的な無駄
４．信頼構築の無駄
１は、探しモノという何も生み出さない時間の浪費です。
時間は有限であり、無限に使えるものではありません。働き方改革でも、個人の余裕が導き出せるような時間管理を推奨していますね。
これは企業だけが残業させないと躍起になるのではなく、社員が自ら減らしていくことが大切になります。
企業規模にもよりますが、大手と言われるところが意識していないと、何千万も毎年損をしていることになります。
事業案内の①探しモノという時間的損失で計算をしていますが、いかに大きな金額の損失をしているかがわかります。
ただ、これは一番小さい値で計算しているので、それ以外の要因を入れると、膨大な金額になるのです。
探しモノは、なにも生み出さない時間。
探しモノを社員がしていると、生産の真逆であるコストに変わる。
それがお分かりになると思います。
セミナー・研修では、具体的な数字と事例でお伝えしています。
次回に続く
企業研修にお伺いしていて、事務職の女性からでる質問は
「言っても片づけない人は、どうすればいい？」
という話です。
本人に聞いてみないと分からないというのが正直なところですが、
大概は「面倒くさい」というのが多いでしょう。
あまりに整理整頓を放置してしまって（周りから言われるくらいですから、かなりの量のはず）、
当人は手の付けようがない。だから、「これをやれと言われても。。。今の仕事も沢山あるし、後回しでいいや。」
そんな感じでしょうか。
仕事効率という点からみれば、圧倒的に片づいたデスクの方が仕事が捗るはずです。
企業は利益追求をしなければなりませんから、モノが多すぎて探しモノばかりしていたら、無駄に時間分のコスト（給料）を掛けていることになります。
そんなことはしていられませんから、整理整頓をしなさい！と言われるのは当たり前ですし、本人だけの問題に終わりません。
山盛り状態は、周りの人たちのストレスにもなりますし（だから事務の女性から言われるのです）、その山が雪崩を起こしたら、他のデスクにも影響を及ぼします。
さらに、見た目からクライアントへの信頼にも関わります。
アメリカでは、ダイエットできない人は自己コントロールも出来ないのだから、仕事も出来ないよね！と烙印を押されます。
だからこそ、幹部候補の人たちは、ダイエットに励むのです。
同じように考えれば、デスク周りの整理もできないのに、大切な案件の判断が出来るのか？
そういう考え方も出来ます。
整理は、要るか要らないかの判断の積み重ねだからです。
出来る人ほど、1枚の書類の判断は早いものです。
では、どうして捨てずに大量の資料を抱え込むのでしょうか？
一つは、会社のルールが出来ていないことです。
明確な判断基準がマニュアルにあれば、社員は自分の頭を使わなくて済みますから、簡単に処分ができるようになります。自分の責任にならないからです。
しかし、マニュアルのないものについては、どうしても「何かあったら困る。」という意識が働くので、「とりあえず取っておこう。」となります。
前任者の引き継ぎ書や、滅多に使わない取引先の古いカタログ、終わったプロジェクトの経過文書など、使用することがあまりなくなったか、ほぼ使わない情報だったりします。
使わない情報は処分。
情報は新しいのが命。
これだけ時流が速く流れていくのに、古いものにこだわっていては、企業は生き残れません。
まずは、ルール作りをしましょう。
社員研修をすると、いかに自分たちのやり方に無駄が多いのかわかります。改善しないと同業他社との競争にも関係することに気づきます。
普段、経営と自分たちの仕事を結びつけている社員は、あまりいません。毎日一生懸命仕事をしていれば、収入を得られると考えている人は、意外と多いでしょう。
しかし、会社の景気が悪くなれば、社員の収入にも響くはずです。その視点を忘れてはいけません。
片づけない人ほど、整理整頓研修に出てきません。自分は関係ないと思っているか、やりたくないから参加すれば「やれ」と言われると思っています。
そんな方を巻き込むには、心理作戦でいきましょう。
面倒なのは、自分一人ですると思っているからです。手伝ってもらえるとすれば、考え方も変ります。
なぜなら、途方に暮れているのは、量だけの問題ではなく、やり方も分かっていないからです。
優しく回りの女性が、「一緒に片づけますよ～！」と言えば、悪い気はしないはずです。
ただし、声のトーンや、表情は優しくしてくださいね。これはとても重要なことです。押しつけっぽい感じでは受け入れられません。女優になった気分で話しかけてください。
男性だったら、頼りがいのある兄さんみたいな感じでしょうか。「お前のことを放っておけないから、一緒にしないか？」はどうでしょう。
上司の場合は、トップダウンで言ってもらうことです。業務命令であれば、動かざるを得ないですから。その際にも、ただの押しつけではなく「君の仕事に期待しているんだよ。」の言葉は忘れずに。
マイナスのことは一切言いません。本人も片づけないといけないと分かっているのですが、ちょっとしたプライドとか意地があるのです。そこを崩さないことが大切ですね。
中国はメンツが大切だと言いますが、同じような感じです。
先日、1000日投獄されている弁護士を救う活動をしている方も、共産党のメンツを立てることが大切と言われていました。
中国と一緒にする必要はないのですが、自尊心を傷つけてしまうと、二度と聞く耳を持ってもらえませんので、計画は周りの人も含めて綿密に立てましょう。
整理するための場所（会議室）を取っておくことも、その一つです。
また、全部いっぺんにしようとすると失敗します。
エリア分けをし、一番減りそうな部分だけを取り出します。
減って綺麗に整理されたら、あとは褒めましょう！
「さすが！綺麗になりましたね。」
「気持ちがいいですね。」
「判断、思った以上に速かったですね。」
「できたじゃないですか。すご～い！！！」
「○○さんのそんな一面、知らなかった～。」
「素敵！」
うんちくが出れば、「そうなんですね！物知りですね。勉強になります。」
言いずらいという人もいるかもしれませんが(笑)、この際いいのです。おだてれば豚も木に上るのですから。
とにかく、モチベーションを上げるような言葉がけをしましょう。
これが第一歩だからです。徐々に判断のハードルは上がっていきますから、始めは心地よくなってもらいたいですね。
男性は、「さすが！」「知らなかったです！」「すご～い！」「素敵！」「そうなんですね！」という言葉に弱いのです。
褒めの「さしすせそ」と言います。「せ」がないですね。
「センスがいい。」これは使えたら使ってください。ちょっと難しいかもですが。
第一歩が終わったら、お手伝いした人だけでなく、周りの人もその変化を褒めてくださいね。
二歩目は、始めより声掛けがしやすいはずです。
まずは成功体験をさせること。ここから始めてみましょう。
社員の中には、片づければいいのに。。。そう思っている者は多い。ただ、現実として動こうとする者はほぼいない。
なぜか？
言えば「お前がやれ！」と言われるのが目に見えているからだ。
だから、来客の目から問題だと思うような状態でも、そのまま放置する。
相談窓口のすぐ横に、書類が大量に置いてある。
半公的な会社なので、資料を盗む者はいないだろうが、担当者が離席している時に見ることは可能な状態。
これって、セキュリティ的にどうよ！？
見た目から対外的な部分もいただけない。
普通の会社なら、信用が揺らぐところだろう。
担当者もそのあたりは気になっていて、
ま～こちらが整理整頓コンサルタントだということもあるのだろうが、本音を明かしてくれた。
什器を増やして、収納すれば解決する問題なのだが、
「什器を増やして欲しい。」と会社に言ったところで、他に移せばいいだろうと却下される。
別の場所では使いづらいから、仕事の動線を考えて社員は提案をしているのだが、総務関係者は現場のことは知らないので、平気で「こっちが空いている。」と言ってくる。
これでは効率は上がらないだろう。
使うモノは使うところに。が原則だ。
一つ新しく什器が設置されているように見えたのだが、その中は空っぽだと言う。
不思議な現象が起こっていた。
なんで空？
仕舞うと面倒だと思う人が、来客入口にも関わらず棚に置きっぱなしにしているようだ。
これを聞くと、総務部が言うのも頷ける気がする。
もう少しレイアウトを考えて什器を購入しなければならない。
そもそもの計画がずさんだと、このようなことが起こる。
PCの中はもっと酷いらしい。
共有フォルダーに入れてあるものの、必要な書類は探せないという。
ルールがないから、本人しか分からない。
それでその人が転勤になったら、二度と取り出せないのだそうだ。
だから必要な資料は、自分で保管するという行為に走ることになり、サーバーはパンパンになるというわけだ。
なんという無駄なことをしているのだろう。
PC内の書類が探せないというのは、割と大きな会社でも聞いた。
最新版がどれなのか、経営者が分からないという話だった。
これもルールが決まっていないから起こること。
単純な話なのだ。
ちょっとタイトルの付け方を伝えたら、二度とこの話を聞かれることは無くなった。
職場環境が良くなることで社員のモチベーションが上がり、業績もアップする。
この循環が好結果を生む。
まずは現状把握ができなければ、どう改善していったらいいのか分からないだろう。
その環境を明確に数値で表すことができるのがオフィスチェッカーである。
無料説明会をするので、気になった担当者はぜひ参加して欲しい。
意識を変えるには、目に見えるということが有効である。
中小企業で悩ましいのが、事業承継である。
初代社長の後継者である新社長は、ワンマンで会社を回してきた現会長の意向の呪縛から逃れたい！と思っている方も多いようだ。
商工会議所には、そんな新社長からのお悩み相談は多いと聞いている。
なにせ社員は現会長の子飼いの現役バリバリである。
やり方も、今まで通りにしたいというのがほとんど。
しかし、時代の流れは速く、現状維持は成長はなく、下降していくばかり。
チャレンジなくして次世代に生き残るのは、難しくなっているのが現状であろう。
しかし、社員の意識を変えるというのは、本当に大変なことである。
新社長への信頼が、現会長を上回るかというと、社長就任早々というのはなかなか困難である。
さらに働き方改革というのが上から降ってきていて、早帰りが経団連からも強く言われている。
しかし、である。
大手なら人手もあるし、人材難ということも少ないと思うが、中小企業には 残業を減らす＝業績ダウン という構造が起こりやすい。
そこをどうやって改革していくか？が問われる。
前とやり方を変えたくない社員と、新しく改革したい新社長の間のコミュニケーションをどうとるか？はセンシティブな問題である。
そこで、理論的に明示できたとしたら、どうだろうか。
仕事の生産性を上げるには、執務環境が大事であることは誰でも分かっていることだ。
にもかかわらず、散らかったままに放置されていることが実に多い。
それでは生産性が上がるはずもなく、事故さえ起こる可能性が高い。
EUが個人情報保護を徹底しているが、日本の中小企業だって海外展開をしているところは多い。
日本はセキュリティーに一定の評価がなされ、個人情報をEUから持ち出すことができるようになったが、漏洩すれば制裁措置が働く。
これは大手であろうが、中小であろうが関係はない。
では、そこまで徹底されているか？というと、大手でさえ漏洩は多々起きているのだから、システムも揃っていない、社員の意識も低い中小では問題が起きるリスクが高い。
ビックリしたのは、手形をデスクの上に置いたまま離席するという話だ。あり得ないことだろう。
ここまでひどい状態ではないにしろ、多くの書類を積み上げているデスクで執務をしていたり、足元の段ボールに突っ込まれている書類があるというのは、危険極まりない。
この状態を点数で表し、環境改善に結び付けようとするのがオフィスチェッカーである。
ようは、なんとなく綺麗とか、散らかっているという曖昧な表現が、「片づけたくない」という感情と結びついて行動に移せないということがある。
だったら点数で見える化して、これだから改革しよう！と根拠を明らかにするのが説得力がある。
新しい会社環境を作りたい！
そう思っている新社長には、ここが突破口になる可能性がある。
自分の求めている会社の未来を見せるためにも、現状の把握は必須事項。
そこから、自分の目指す会社を創設していくことが出来るだろう。
今のオフィス環境を改善することで、働き方改革にも沿った改善行動にもつながり、一石二鳥である。
一度無料版で試してみると、どんな未来を描けるか認識いただけると思う。
オフィスチェッカー無料説明会は、9月25日（火）10：00～11：00
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実際に無料版をお試しいただき、どんなシステムなのか、どんなことが出来るのかをお話させていただく機会を作りました。
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下記は無料診断の一部ですが、オフィスのタイプ別診断もされます。
無料版は3項目だけですが、実際に導入した際には、18項目8タイプで各項目ごとに点数がでます。
属性や何点くらいが多かったのかなど、システム上分かる項目もお伝えします。
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社員全員に、ネット上から無記名回答をいただくので、社員の本音が分かります。
人手不足の現在、いかに社員の満足度を上げて、長く務めていただくことが急務です。
新規採用には、時間もお金もかかるからです。
掛けたからと言って、結果がでるとは限りません。
無駄に浪費をするよりも、既存の社員に長く勤めてもらう方が、よっぽどリスクが低いのです。
一から教育する必要もないですから、効率という点ではとてもいいのです。
ただし、変革に抵抗するような既存の考え方に凝り固まった社員は、別になるかもしれません。
オフィスチェッカーを使っていただき、beforeが認識されます。
そこが始まりです。
その後の意識改革や進め方などを研修を通してご提供し、再度オフィスチェッカーでafterの数値を取ります。
働き方改革は、早帰りがメインではないはずです。
実際に効率を上げ、生産性をアップすることで早く帰宅できる。
これが本当に必要なことです。
会社で残業できないから、自宅に仕事を持ち帰っていたのでは、事故があった時に企業の姿勢が問われます。
そうならないように、根本原因を突き止めるところから始めませんか？
まずは、説明会にご参加ください。
横浜市では市内中小企業からの「先端設備等導入計画（以下、導入計画）」の認定受付を開始しました。
平成30年度から32年度までの間に導入計画を策定し、横浜市の認定を受けた中小企業は、認定後に導入計画に基づき取得した新規設備に係る固定資産税（償却資産）が３年間ゼロになります。
認定を受けるにはＩＤＥＣ横浜などの経営革新等支援機関の事前確認を受ける必要があります。
導入計画を策定する際にはＩＤＥＣ横浜の相談窓口をご利用ください（０４５－２２５－３７１１）。
7月にセミナーを行います旭化成労働組合様が、ポスターをお作りくださいました。
組合員向けのセミナーとなりますが、環境診断ツールであるオフィスチェッカー無料版を使って職場の状況把握から始めます。
時間的には、内容が盛りだくさんなのでかなりタイトですが、ご参加者様にわかりやすくお伝えさせていただきたいと思っています。
今回は、組合員以外に管理職やパートの方もご参加いただけるようになりました。
たくさんのご参加表明をいただき、感謝いたします。
オフィスチェッカーをご検討してみたい企業様は、9月25日（火）に無料説明会をいたします。
今回セミナーで使うオフィスチェッカーがどんなものなのか、実際に体験していただきますので、ご希望の方はお問合せよりご連絡ください。
場所：横浜市技能文化会館
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- 横浜市営地下鉄ブルーライン [伊勢佐木長者町駅]出口2から徒歩3分
時間：10：00～11：00
【横浜】
◆７月1日（日） アートフォーラムあざみ野 10：00～17：00
◆８月15日（水） アートフォーラムあざみ野 10：00～17：00
横浜市青葉区あざみ野南1-17-3
お子様の預かりは16時30分までとなりますが、その後は会議室にお連れください。テスト中になるので、講師がお子様を見ることができます。詳しくは電話でお問合せください。
【新宿会議室】（新宿3丁目0分）
◆7月28日（土）10：00～17：00
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詳細は、お気軽にお問い合わせください。
音声ブログで、環境診断ツール・オフィスチェッカーを使うメリットをお話しています。
無料アプリHimalayaをダウンロードするとお聴きになれます。
91. 生産性が高いオフィスになっていますか？働き方改革を後押しする環境診断ツール、オフィスチェッカーで職場を点数化しよう
藤岡聖子で探していただくこともできます。
働き方改革は、ただ残業を減らせと言っても、仕事量が変わらなければ難しいですよね。
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