企業では、紙書類を無くし、データ化を進めているところが増えています。
それはとても良いことなのですが、実際はというと、ただPCの中に入れているだけ。という企業様も多いのです。
結局、どこにあるのか分からないファイルを探すのに時間がかかったり、逆に探すのが嫌だから、自分のPCにだけ溜め込んで、動きが重くなったりします。デスクトップがアイコンだらけというのも、案外多いもの。
真ん中だけ抜けているので、その理由をお聞きすると、PCを開くのが中央で、そこからフォルダーを出していくので、周りに広がっていくとのことでした。
なるほどね！と妙に感心したのですが、そうはいっていられません。当人は使い易いと思っていますが、会社としてはセキュリティの問題もあります。放置するわけにはいきません。
よくあることだと思うので、事例としてある企業様の様子を記載させていただくことにしました。
共有フォルダーがあるとお聞きしていたのですが、そのバックアップの時期も決めておらず、個人任せになっていました。
バックアップを取っていない人もいるということです。自分のPCがダメになったら、それで終わりです。
そこはルールを決めて、定期的なバックアップを取っていただくことにしたのですが、問題は共有フォルダーでした。
取引先との契約で、共有できない情報を使っている方もいらしたからです。
どこまで共有フォルダーに入れるのか？
フォルダーの名前をどうするか？
フォルダーの階層はどうするのか？
人それぞれ勝手に名前を付けてしまっては、後で見た時に他の人はわかりません。その人が退職したら、その書類は出てこないのです。
実際そう言っていらした半公的な職員の方もいらっしゃいましたから、驚きです。
そこまでではないにしろ、何年の何が資料として見たいのか？
調べている時は、明確な基準があります。それを思い描きながら、どんなタイトル付けがいいのか、社員全員で意見をだしていただきました。
人数が多ければ部署ごとに、担当者が集まって決めていくのもいいでしょう。
タイトル案を出していただくはずでしたが、やはりお仕事がお忙しいのと、タイトル付けは難しいので、多くの方の知恵をいただくのが一番です。
研修の時に、全員いるのだから考えましょう！と書き出していきました。
ファイルは5階層までに留めます。それ以上になると、開くのが面倒になってしまいますし、複雑化しすぎます。
書き出したのを見ても分からないと思いますが、この企業様では、これくらい大まかな方が使い勝手がよいようです。
意見を皆が出しましたので、後で文句が出ることもないでしょう。運用上の問題は、今後も気を付けていく必要がありますが、枠が決まるというのは、次へのステップに進めるということです。
セキュリティについては、お付き合いのあるお得意様にご依頼していただくことにして、まずは自分たちで進められるデジタル化をしていただいています。
難しく考えるより、実際に意見を出し合って決めてしまう方が、時間的にも短くて効率的だと思いました。
あとは「やる」か「やらないか」。ただそれだけです。
長期化するようでしたら、整理整頓週間を作るとか、工夫も必要になってきます。
整理整頓コンサルティングも、具体的な改善時期と、チェックをしていく習慣化の時期に分かれます。
今回の企業様は、まだ改善余地がありますが、それが終われば、風土として整理整頓が当たり前になっていくと感じます。
同じような大量の紙資料に困っている企業様もあると思います。まずは、自社の現状分析から始めませんか？
スタート時点が分からなければ、ゴール設定もできませんし、いつゴールに到達するのか、ゴールまで程遠いものになってしまうでしょう。
オフィス環境診断ツールを使って、環境整備から生産性を上げていきませんか？
会社の強みと弱みが、みごとに浮彫になっていきます。そこがスタート地点です。
オフィス環境診断、整理整頓コンサルティングのご相談は、お気軽にご連絡ください。
積水ハウスリフォーム東日本様（町田）で、終活を兼ねた幸齢整理®セミナーを開催いたしました。
幸齢整理とは、幸せに齢を重ねていくための整理です。
そこにはモノだけでなく、財産や相続、お墓、家族に伝えておくことなど、終活に必要なものが詰まっています。
今回は、主に片付けのお話を！という主催者様のご要望で、多くの時間を、いかに多くのモノを手放すか？に注力をしました。
30分の質問タイムも、ほぼその話で盛り上がりました。
片づけのセミナーというと、大半が女性なのですが、今回は2日とも男性の参加率が非常に多かったのが印象的でした。
もちろん、リフォーム相談にいらしたからかもしれませんし、リフォームの前に聞いておきたい話だったのかもしれません。
質問は女性ばかりでしたが、男性は恥ずかしがり屋なのでしょうか。
わざわざ新百合ヶ丘からいらした80代の方もいらっしゃいました。
主催者様からは、以下のメールをいただいております。
『受講頂いた皆様ならびに社員も絶賛でした。物事の考え方次第で、今後の生き方も変わってくるよね～などお客様からもとても参考になったとお声を頂いております。』
本当にありがとうございました。感謝いたします。
やはり質問タイムは大切だなと、改めて感じました。
同じような質問でも、お客様はご自身の言葉で確認をしたいのですね。
・どのようにモノを手放すのか？
・だいぶ処分はしたけれど、もっと出来るのではないか？
・亡くなったご主人様のモノを捨てられないのだけれど、どうしたら手放せるのか？
・娘から捨ててあげるよ！と言われ、自分ですると言ったものの2か月経っても減らない。
人それぞれにネックになっていることが違い、その人の状況をお聞きしないとお答えができない質問ばかりです。
一般的なセミナーでは、事例をいれてお話するものの、自分事として捉えられない方が多いのでしょう。
処分方法を知りたい方もいれば、こころの整理をどうつけたらいいのかを知りたい方もいます。
こころの整理の仕方を聞かれる方が増えてきているように感じます。
また、お子様から捨てられない親に、どう対処すればいいのか？などの質問もありました。
ご家族によって、人のとらえ方によって、アドバイスは変わってきます。本当は個人セッションが一番なのでしょうけれど、なかなかそうはいかないものです。
ただ、誰にでも言えることは、「捨てる」という言葉に敏感に反応するということです。
だからこそ、その方のこころを見ていないと、反発しか生まれません。子供が捨てろ！捨てろ！と言うばかりでは、親はますます意固地になるだけです。そのために、実家に入れてもらえなくなったお子様もいるのです。ここは要注意です。
親子こそ、自分の意見を通し勝ちですが、そこは一番気を付ける場面なのです。
そこを伝えてあげると、穏やかに話し合えるようになります。
「またお会いしましょう！」
そう言ってお帰りになった叔母様、「片づけました！」という言葉が聞けますように！
8月17日に、オフィス環境診断士1級講座を開講しました。
ご参加者様、企業での５Ｓを担当されていたり、デザイナーで企業様のお引越しのレイアウトなどを担当されていた方たちでした。
デザイン事務所の方が、企業様のお引越しの手伝いをされるというのは、最近増えているようです。
特に東京が顕著で、スターバックスのような雰囲気の事務所にしたい！など、仕事環境重視の企業が増えています。
それだけ環境が、仕事へ影響するということでしょう。心地よい環境で過ごせるということが、いかに効率的なのかが分かってきたからです。
なぜスタバで、皆さんが仕事をしているかというと、
・どこでも仕事ができるネット環境が整ったこと
・ＰＣ一つで、お得意様からお得意様へと、自社に戻らなくても仕事ができるようになったこと（資料が手元にある）
・移動時間に費やす無駄な時間を減らして、効率アップができ、残業を減らすことが出来る（働き方改革）
その分、セキュリティについては、問題があります。
どこでもアクセスできるネット環境は、下手をすれば誰でも侵入できてしまうことにもつながりかねません。
そのため、2段階認証など取り入れている企業が増えていることと思います。
保険会社では、声紋認証を取り入れ始めました。これは顧客向けのサービスです。
お年を召した顧客が、保険証書番号が分からないということも、多分にあるのだと思います。
また、他人が保険金をだまし取ることの防衛になるかもしれません。
ただ、認知症の場合は、逆手に取られる可能性もあるでしょう。銀行でも、本人がキャッシュカードで下すわけですから、保険金も同じことが可能となります。
保険会社としては、本人が言ったのだからという言い訳に使われるのでしょうね。そこは、きちんと対応をしてもらいたいものです。
我が家が保険証書の見直しをしたのも、第2連絡先を親にしていたのですが、高齢になったので認知症の可能性が出てきたからです。
認知に問題がある人を連絡先にしていては、不具合が起きます。
声紋認証も、すべてに有効かというと、疑問が生じます。病などで声が変わるということも考えられますし、義父は喉に穴を開けたために話せなくなりました。
例外はいつもあるわけで、そこをどうしていくのかは運営の問題になるのでしょう。
ただ、運営の仕方によっては、大きな問題も起きてきます。それは私自身、誕生日の変更をしたことで、金融機関で大きな違いを感じました。
家庭裁判所で正式に認められて誕生日を変更したのですが、そもそも誕生日を変えるという事態を知らない人が上司にいると、そこでシャットアウトです。
公式書類（免許証、パスポートなど）が変更になっているにも関わらず、会社の規定で出来ないというものです。おかしな話だと思っていますが、その対応で、その企業が分かります。
小さな金融機関ほど融通がききません。経験値の問題だと思いますが、大手通販会社の銀行もダメでした。そのため、全部解約をしました。ポイントも捨てました。再度の契約で正式な生年月日にしましたが、クレジットカードは通りませんでした。失礼な話だと、私的には思っています。今でもやり取りの不愉快さはあります。
本人かどうか、それは書類の提出を求めればいいだけのことです。新旧の生年月日が載った住民票もあります。（その当時であって、今は新しい生年月日しか記載はありません。）
ようは、面倒なもの、怪しいものには関わりたくないというだけだと思います。それが正規なものであっても、一個人のことなど知ったことではないということでしょうね。
しかし、一つこういう対応をするということは、他も同じ対応をしているということです。大きな企業になれば、小さい企業は黙っているしかない。下請けさんは、大変な思いを抱えていないのかなと思ってしまいます。
個人情報は、その個人に帰します。その個人が伝えている情報が変更されないということは、個人を軽視しているということです。
たとえ手間がかかっても、本来の情報に戻すべきだと思いますが、いかがでしょうか。
その個人の情報だからこそ、勝手に流用するのはいけないということで、リクルートが学生に謝罪をしたということになるのです。
個人情報の管理が厳格にされて、流出しないということは大事ですが、そもそもの運用に間違いがあったら意味がないですね。
皆さんの顧客情報は、どのように管理をされていますか？
整理収納アドバイザー2級認定講座をご受講の方から、感想をいただきました。
私の部屋、会社の倉庫にしても、使用頻度が高いものを収納する場所から使用する場所の動線が遠くなっていることに気が付きました。
このようなことが起こっていることによって、移動に時間がかかり、探す時間も増えてしまうので、すごく生産性の悪いやり方をしていることに気が付きました。
今後は5つの鉄則を生かし、仕事、私生活に取り組みたいと思いました。
今後の仕事をするにあたって、新しい考え方を身につけることができました。
本日学んだことを生かして、明日から実践していうこうと思います。
ありがとうございました。
（倉庫会社にお勤めの男性）
普段、なにげなく仕事をしていることには、疑問を持つこと自体少なくなってしまいます。
整理整頓について体系的に学んでみると、合理的な考え方と、普段の仕事のやり方の比較ができるため、気づきを得ることができるのです。
気づきのないところに、改革はありません。
一つでも改善する点を見いだせれば、そこが糸口となって、次々と変革を起こしていきます。
整理収納アドバイザー2級認定講座も、オフィス環境診断士2級講座も、普段あまり考えないことを1日かけて自分に問い直す時間となります。
会社全体ですれば、整理整頓についての基本的コンセンサスがとれるので、さらに企業が早く変わることが可能となります。
出張研修もお受けしていますので、お気軽にお問合せください。
町田の商工会議所会議室で、オフィス環境診断士2級講座を開催しました。
遠くは千葉県からいらしてくださいました。
企業様の５Ｓ担当の方や、高等学校の教頭先生など、幅広い方がご参加くださいました。
詳しい話は、後日また記載したいと思います。
8/9は、新宿サロンにて幸齢整理のお話をいたします。
５Ｓとは違う個人宅と、心の整理の話になりますが、同じ整理のお話です。
高齢者の方が多くご参加されると思いますが、とても楽しみにしています。
- オフィス環境診断士２級講座について
オフィスにおける基本的な “整理の考え方”、具体的な “整理の方法”、実践的な “収納のコツ” を、事例を交えて学び、自分の職場に存在する業務のムダに気付き生産性の上がる職場に変えていく方法を学びます。整理収納アドバイザー２級同等資格講座になります。
また、オフィス環境診断ツール「オフィスチェッカー®」と「わけるとわかるわけるくん®」を実習で使うため、気づきと改善をわかりやすく学ぶことが出来、明日からすぐに実践行動に移せます。
オフィス環境診断士１級を続けて受講することで、整理収納とオフィスの関係を、より理解することが出来ます。
「オフィスチェッカー®」は株式会社平善の特許及び登録商標です。「わけるとわかるわけるくん®」は関美恵子氏の登録商標です。
- オフィス環境診断士２級を取得すると
社会人として必要な整理整頓の基礎知識が身につきます。
自分の職場環境の現状に気づくことが出来ます。
自分の職場環境の問題点を解決する方法が見つかります。
分類ワークを通じて職場における組織力の上げ方を学ぶことが出来ます。
結果として自分の職場環境が改善され快適に仕事が出来るようになります。
整理収納アドバイザー１級予備講座の受講資格が得られます。
オフィス環境診断士１級の受講資格が得られます。
（整理収納アドバイザー2級同等資格）
注）整理収納のコンサル業務には整理収納アドバイザー1級資格が必要です。
- このような方におススメです。
新入社員研修として整理整頓の基礎を学ばせたい企業
社員向け５Ｓの導入研修を検討している企業
オフィスにおける生産性の向上を図りたい企業
快適なオフィス環境を作りたいと考えている企業
自社の職場環境の問題点が不明確な方、又は企業
オフィスを対象にした営業をされている方、又は企業
将来的に整理収納のプロを目指している方
注）外部コンサルを目指す方は上位資格が必要です。
＊企業、団体向け出張研修も可能ですのでご相談ください。
- 受講料 32,400円 税込
テキスト持参者は 30,900円
10月より消費税が上がりますので10月の講座より下記の受講料となります。
33,000 円 (【テキストをお持ちでない方】オフィス環境診断士２級講座)
31,400 円 (【テキストを既にお持ちの方】オフィス環境診断士２級講座)
- テキスト
整理収納アドバイザー公式テキスト「一番わかりやすい整理入門」
＆「オフィス環境診断士２級ワークブック」
- 受講資格：どなたでも受講できます。（日本語が理解できる方）
- 認定証：受講後約1ヵ月で郵送いたします。
※受講後1ヵ月を過ぎても認定証が届かない場合は、協会にお問い合わせください。
※受講後2ヵ月以上過ぎての未着のご連絡は、紛失扱いとなり有料となります。
- 資格有効期限：なし ※更新の必要はありません。
- 最少催行人数：２名
- 講座についての注意事項
・講座の4分の1以上の遅刻または早退をされると、資格認定されませんのでご注意ください。
・テキスト及び資料は講座受講時に配布いたします。
・個人情報保護の観点から、録音や録画はお断りしております。
・最小催行人数に満たない場合、開講中止になる場合がございますので、予めご了承ください。
講座日程： 8月8日（木） 9：30～16：30 終了
9月19日（木）9：30～16：30 終了
10月6日（日）9：30～16：30 終了
会場：ポッポ町田 会議室３（小田急・ＪＲ町田駅徒歩3分）
オフィス環境診断士１級講座について
オフィス環境は室内空間や家具、備品などを変えるだけで良くなることは有りません。
昨今「働き方改革」という政府方針の流れの中で、「人」のする仕事には生産性の向上が必須となっており、業務プロセスの見直しをして職場から無駄を省いていかなければならなくなりました。
その為にも、従業員の知的創造性が発揮できるオフィスが必要な時代になってきています。
ストレスを取り除き働きやすい職場にするためにも、整理収納のメソッドをオフィス環境に積極的に導入し、効率的で機能的な環境を作る役割を「オフィス環境診断士」が担います。
オフィス環境を様々な観点から定量的・定性的に分析することでオフィスの整理収納を効果的に進めるためのスキルと知識を身に付けることが出来、家庭向けから企業向けにサービスの幅を広げようと考えている整理収納アドバイザーには必須の資格です。
また、オフィスを対象にした物販や工事の仕事をされている方や企業様には本業との関連性が強く、営業資格としても有効です。
「オフィスチェッカー®」は株式会社平善の特許及び登録商標です。
講座概要
| 受講料 |
45,360円（税込） 10月より消費税が上がるので、10月講座から46,200円となります。 |
|---|---|
| 受講時間 | 10:00～17:30（休憩１時間含む）1日 ※時間は会場により異なります |
| 受講資格 | 次のいずれかに該当すること ・オフィス環境診断士２級講座受講済みの方（申込は同時受付可） ・整理収納アドバイザー2級認定講座受講済みの方 ・整理収納アドバイザーBAV講座受講済みの方 ・整理収納教育士に認定された方 |
| 認定証 | 受講後約1ヵ月で郵送いたします。 ※受講後1ヵ月を過ぎても認定証が届かない場合は、協会にお問い合わせください。 ※受講後2ヵ月以上過ぎての未着のご連絡は、紛失扱いとなり有料となります。 |
| 資格有効期限 | なし ※更新の必要はありません。 |
| 最小催行人数 | ２名 |
カリキュラム
第１章 オフィス環境を整えなければならない背景
第２章 オフィス環境診断士が必要とされる理由
第３章 オフィス環境調査のねらい（目的）
第４章 オフィスに特有な事情や環境
第５章 オフィスにおける整理収納とは
第６章 ファシリティマネジメントによるオフィス環境
第７章 実習
第８章 オフィス環境の調査に必要な項目
第９章 オフィスチェッカーによる詳細分析
第１０章 実習
第１１章 調査におけるその他の注意点
講座についての注意事項
・講座の4分の1以上の遅刻または早退をされると、資格認定されませんのでご注意ください。
・テキストは講座受講時に配布いたします。
・個人情報保護の観点から、録音や録画はお断りしております。
・最小催行人数に満たない場合、開講中止になる場合がございますので、予めご了承ください。
【日 程】
8月17日（土）ぽっぽ町田 会議室３ 9：30～16：45 終了
10月16日(水）ぽっぽ町田 会議室３ 9：30～16：45
11月30日（土）ぽっぽ町田 会議室３ 9：30～16：45
ようやく梅雨が明けましたが、それにしても暑いですね。
猛暑の中、お仕事をされている皆さま、熱中症には十分お気を付けください。
まだ工事の途中だというコンパクトな社長室。とても気が良かったです。
7月に開催したオフィス環境診断士2級。
会社の整理整頓リーダーと副リーダーの方にご参加いただきました。
会社で必要なモノと不必要なモノとは、何を言うのか？
分けるということは、どのようなことなのか？
実際に分けてみると、人によって基準が違う事がわかります。
家族であれば、何気なく暗黙のルールのようなものがあって、それで回ってしまいますが、会社では人それぞれの基準やルールが違うと、いつまで経っても上手くいかないという事が起こります。
毎年「整理整頓」の声を掛けるけれど、そのうち社員は慣れてしまい、
「また総務部がなんかやっているよ。」
「研修なんてしても、変らないし。」
なんて声が上がり、うやむやになってしまうことも多いようです。
これは大きな企業様の方が、悩んでいることのようです。社員の人数が多いので、意思統一させるのが難しいのです。
小さな企業様ですと、機動力が違いますから、一旦始まるとアッと言う間に整っていきます。
意識の統一が取りやすいのは、全員研修が可能だからです。
もちろん、トップの意識が重要なのは言うまでもありません。
トップが動かず、社員に整理整頓しなさい！と言ったところで、社員は言葉には出さなくても「適当にしておけば・・・」という気持ちになるのは自然なことです。
やるなら全員！
全社は難しくても、グループや部なら可能なはずです。
支社で取り組んで、成果を上げている会社様もあります。
一つどこかで成功すると、他も出来ないはずは無いとなります。
そのため、成果がだせるグループから始めます。
その方が効率的に変化が分かるからです。
オフィス環境診断士2級を取られたリーダーは、すぐに材料の整理整頓に取り組んでいました。
コンサルティングの際に考え方は伝えていたので、また問題点と改善策も伝えていましたが、お一人で改善をされました。
これには驚きました。変更する際には立ち会うつもりでいたのですが、その必要もなく終わったとのことでした。
独断で決めたら、これまた困ることになるので確認をしたところ、それぞれの部長に許可を取って変えたとのことでした。
流石です！
若いリーダーを選んだ社長の意図が、ようやく分かりました。
次回の研修は、文書管理についてです。
私どもが所属しているＳＳＡＤオフィスマーケット研究会の中でも、文書のプロフェッショナルに講義をしていただく予定です。
これからますます楽しみな企業様です。
オフィス環境診断士２級講座を開催しました。
写真は、分けるワークの真っ最中。
ゴチャゴチャの引き出しや書類を整理する時、頭もゴチャゴチャになりやすい。
何がいらないのか？
本当に処分していいのか？
モノを目の前にすると、人は思考が止まりがちです。
それを抽象化させると、案外わかりやすい。
その人の思考、好み、やり方、周りとの連携の取りかた。
以外と第三者から見ると、その人の分け方にクセも見えてきます。
カードではありますが、モノや書類でも、同じことをしているはずです。
そして、それは皆違うのです。
それを発見し、自分を知るということができる貴重な講座だと思っています。
一度経験してみると
「整理」という意味。
「わける」ことの重要性。
他者との認識の違い。
沢山の学びがあります。
そこから理論的に、どのようなことをしていくのか？
ノウハウをお伝えしているので、整理整頓が苦手な方でも、大丈夫！！！
あなたが職場の整理整頓リーダーになれる日も近い！
整理整頓の担当者になったけれど、どうしたらいいのか分からない。。。
会社内が整理整頓できていなくて、対外的にも問題がある。
情報漏洩しないようにしたいが、その前にセキュリティーに関して社員の意識が低い。
全て整理整頓が出来ていない事から発生している可能性があります。
それは意識の問題だから。
しっかりしている会社は、社員の意識が高い。
高いから整理整頓も出来ている。自然とシステムさえ整っていれば、セキュリティーも高い。
整理が出来ている会社は、コミュニケーション能力も高い。
出来ていない会社は、コミュニケーション能力も低いことが多い。
デスクが山になっていて、正面の人とコミュニケーションがとれるはずはないから。
コミュニケーション研修をする会社は多いけれど、本当にそこが問題ですか？
社員間のコミュニケーションさえとれない人が、お客様とコミュニケーションはとれるのでしょうか？
なぜ、社員間のコミュニケーションが取れないのでしょうか？
取れないのではなくて、取れる環境になっていないのではないでしょうか。
環境整備が出来ていれば、自然と話し始めるものです。
それは、フリーアドレスに変えた営業の方が、奇しくも言っていました。
「わざわざ会議室を取る必要もなくなった。
顔を上げれば、仲間がいる。分からない事、これから試してみたい事。
聞こうと思えば、タイムリーにすぐに聞ける。
アイディア、発想の転換。話していくうちに、ドンドン広がる。
良い事しかない！！！」
あなたの会社は、どんな状況ですか？
整理整頓は、最低限のベースです。
そのベースが整っているからこそ、次のステップが大きく飛躍するのです！
家を建てるのだって、基礎が出来ていなければ、地震に耐えられないですよね。
仕事でも同じだと思います。
仕事のできる人は、デスクが綺麗。
一般的に言われている事です。もちろん例外はあります。
でも、6割の方は、綺麗な方が仕事は捗るのです。
あなたは、残りの2割、片付けなくても仕事が捗る分類に入りますか？（後2割はおさぼり組）
社員の6割の仕事が捗ったら、会社はいい方向に改善されていきます。
たかが「整理」
されど「整理」
整理がなくて、整頓はあり得ないのです。
整理収納アドバイザー2級以上の資格を持っている方は、オフィス環境診断士1級から受講できます。
【講座詳細】
オフィス環境診断士1級：7月27日（土）
https://bit.ly/2S1pSMu
オフィス環境診断士2級：8月8日（木）
https://bit.ly/30m8zbX
場所：ぽっぽ町田
