【社内改革の取り組み】
企業内の整理整頓改善について、ご紹介いたします。
横浜に本部事務所を構える(株)スタイルデザイナーさんです。
社内での全員を巻き込んだ整理整頓改革が始まって、約２か月が経ちました。
本格的に始めることを、社員に朝礼でお話しをしてからは、１か月。
全員改革が始まる前から、ご担当の方がご自身で考えて、家具のレイアウトなどを変えていました。
この会社のすごいところは、担当者レベルだけでなく、トップの社長の意識が高いことです。
なるべく経費を掛けたくないと考える会社が多いなか、必要な什器は買ってよい！と決済をされていたことです。
実際にコンサルティングさせていただくことが決まり、お話しをお聴きする頃には、什器配置も整っていました。
上手くいく会社の特徴ですが、行動が早いです。
その後の経過を見せていただきましたが、ミーティングでお話ししたことが形になっていました。
その一つが、社員から上げてもらう改善案の実行です。
ポストイットボードと題して、社員から出してもらった改善案を貼ります。
吊るしてあるポーチの中には、キラキラ星シールが入っていて、「これは実行するといい！」と思う案に貼っていきます。
現在貼ってあるのが、投票数が多かったので採用した、または今後考えていきたい案です。
すでに採用になったのは、勤務時間内に有線放送を流すというものです。
心地よい音楽が、言われれば聞こえる、くらいの大きさで流れていました。
音楽の効用は、意見がわかれています。
テキサス大学医学部の行った研究によると、音楽を聴きながら仕事をすると、スピードや正確さがアップするとの見解。
（出典：マイナビ）
英グラスゴー・カレドニアン大学やウェールズ大学が行った実験では、パフォーマンスが落ちるという結果に。
（出典：ライブドアニュース）
聴く人の仕事によるようですね。音量にもよります。
記憶力を高めたい学生には、マイナスになります。
学ぶには適さないが、単純作業には向くということのようです。
気分転換にはなります。
でも、これって聴いているから下がるのですよね。
脳は、聞こえるものは処理しようとしますから、その分の容量を取られるので、パフォーマンスが落ちるということです。
でも、集中している時は、どんなに大きな音がしていても、気にならないもの。
実感したのは、高校生の時に、駅構内で切符の一斉点検が行われている旨のアナウンスを、拡声器を使って駅員さんが伝えていました。
でも、私の頭にはまったく入ってきませんでした。
駅員さんは、当然聞こえていると思っていますので、キセルかと思って拡声器で小突かれたことがあります。
切符は、当然持っていましたけれどね。
脱線しましたので、戻ります。
社員提案について
時期的なものでは、夏休みの取り方について
業務マニュアルの作成
フリーデスク化
立ちミーティングスペースの設置
働き方改革
自分達で、自分の会社を良くしていこう！という気持ちが表れています。
整理整頓改革は、社員の意識改革です。
意識が上がるごとに、社内は綺麗になっていきます。
社長様が言われていましたが、
「こんなに綺麗が長く続くとは思っていなかった。
朝と帰りは、本当に綺麗になっています。」
とのこと。
トップが動けば、社員は動く。
その典型的な事例だと思います。
この先が楽しみです。
これ以外の取り組みは、また後日にご紹介します。
社内が雑然としていると、何に困るのでしょうか？
前回に引き続いて見ていきましょう。
（３）効率が悪い
効率アップするためには？
世の中には、その類の本がたくさん出回っています。
先日本屋さんで見つけたのが、三崎栄一郎さんの『超速片づけ仕事術』。
時間に特化して書かれています。
忙しいビジネスマンが増えています。情報過多が原因だと思われます。
あれもこれもと、情報収集をするのですが、さて実際に使えるのは何？
ここが上手くいっていないのですね。
必要な情報以外は、すべて大まかな状態でいい。というのが三崎さんの趣旨のようです。
細かいフォルダー分けなどに時間をかけるなと。
残業が山のようにある方には、有効かもしれません。ただし、一時的かもしれませんね。ここは、仕事内容による気がします。取捨選択する必要があるでしょう。
時間がとれたらと思って、皆さんも溜めている書類やPC内の未整理フォルダはありませんか？
文具王の高畑正幸さんも、エバーノートやドロップボックスに突っ込むだけで、映像とタグ付けで取り出すと言われていました。
アマゾンの配送システムでは、AIが使われているところですと、商品は棚のどこにあろうが、登録してある棚が瞬時に判別できるので、種類別に分ける必要がなくなっています。この方式とお二人の言われていることは同じだと思います。
一方、イケヤなどの商品陳列では、お客様が自分自身で取り出していくシステムなので、「何階の、何番の、どの棚にある」まで分からないといけません。
ということは、始めにどんなシステムを構築していくか？が明確である必要があるわけです。
人が言うから、この方法を試してみる。では、上手く稼働する確率が低くなります。
ご自分では、どの方法だと効率がよりよくなるのか？
どんなスケジュールだと使えるのか？
日常のPDCAサイクルを考えた上で、決定するといいのではないでしょうか。
そこが、PDCAが回るか回らないかの違いに関わっていくことになるからです。
もっというと、PDCAの前にすることがあります。
ゴール設定です。
何のためにというのが明確であることが、個人であれ、法人であれ必要ですね。
ここなくしては、船の舵を取ることが出来ないのですから。
自分のゴール設定は、していますか？
次回は雇用についてです。
（１）信用度が落ちる
会社内が雑然としていては、対外的に信用が低くなります。
コンプライアンスが重視されている昨今、モノが整理整頓できていないままで情報漏えいはないのか？
不安になるのは当たり前です。
出ているモノが多いほど、どこに何があるのか分からなくなる確率が高くなるからです。
さらに、目に見えているモノはいいのですが、情報となるとPCの中が問題になります。
「どこにあるのか、担当者に聞かないとわからない。」
「どれが最新の文書なのか、判別できない。」
クライアント様がよく言われることです。
物体が見えているのに出来ていなければ、見えないPCの中はどんな状態であるだろうか？
想像がつくというものです。
これでは、信用が落ちるのは当たり前ですね。
（２）コストが増える
社内が雑然としていると、困ることの２つ目。
使用頻度の高くないモノ・書類が身近に多くなると、使用頻度の高いモノ・書類が取り出しにくくなります。
「出しにくい」ならまだしも、行方不明になる可能性も高くなります。
（１）と関わるのが、探しモノ。
探しモノにどれだけの時間をかけているのでしょうか？
イギリスの保険会社の調査では、1日10分探しモノをしているといいます。
２００日働いているとして、一人あたり年間２０００時間のロス。
社員数を掛けると、
５０人なら、１６６６，６６時間
一人８時間労働だとすると、１か月１６０時間。
ということは、１０人分１月丸々ムダな給料を支払っていることになります。
平均給与が３０万なら、３００万円のロス。
さらに、コストは空間にもかかっています。
賃貸のフロアに山積みの書類があれば、その面積にムダな支払をしていることになります。
首都圏であれば、かなり高額な賃料を払っているはずです。
自社ビルだとしても、ムダになっている面積がなければ、他に有効活用できます。
例えば、社員の憩いスペースや、女子更衣室など、今までできないと思っていたスペースを確保することが可能となるのです。
社員の健康維持のために、企業がしなければならないこととして、「健康経営」があります。
国・経済産業省から指導されていると思いますので、そのスペースを新たな投資無しで確保できるようになるのです。
まだまだあるのですが、続きは次回に。
整理収納アドバイザー2級認定講座
【横浜】
◆8月26日（土） アートフォーラムあざみ野 10：00～17：00
◆9月 7日（木） アートフォーラムあざみ野 10：00～17：00
◆10月28日（土） アートフォーラムあざみ野 10：00～17：00
【東京都港区】
◆8月 2日（水） 麻布十番サロン（麻布十番駅前）10：00～17：00 終了
◆9月27日（水） 麻布十番サロン（麻布十番駅前）10：00～17：00
◆10月22日（日） 麻布十番サロン（麻布十番駅前）10：00～17：00
【新宿】
◆８月11日（祝） 新宿会議室（新宿３丁目E１出口0分）10：00～17：00 満席
NEW【秋葉原】
◆10月10日（火） 秋葉原会議室（秋葉原駅徒歩１分）10：00～17：00
アクセス
受講料
| 受講料 | 21,600円 （ライセンス発行料、登録料込） |
|---|---|
| テキスト代 | 1,500円 |
家庭や小規模事務所での整理及び収納のノウハウを学びます。
カリキュラム
- 整理について考える
- 整理収納を促進させる５つの法則
- 人とモノとの関係
- 整理を妨げている要因 ～ケーススタディ～
- グループ演習
- 整理収納アドバイザー認定テスト
受講生の感想は、お客様の声「資格取得講座受講生の声」をご覧ください。
※キャンセルの場合
キャンセル料（事務手数料含む）＋振込手数料を差し引いてご返金致します。
次回以降にお振替の場合（1回のみ）は、キャンセル料はかかりません。
５日前まで：返金事務手数料 3000円
４日前：受講料の２０％のキャンセル料
３日前～前日まで：受講料の５０％のキャンセル料
当日：受講料の１００％のキャンセル料
幸せ風水講座
【内容】
第1回 風水と片づけの関係性～環境が与える脳への影響
住宅の鑑定手順
第2回 やってはいけない部屋のNG
第3回 土地の形と風水
第4回 建物とエネルギーの鑑定・風水調整法
第5回 自宅と家族の鑑定・風水調整法
【第1期】 土日コース 時間 13：00～16：３0
場所：都内某所（参加者にお知らせします）
第1回 10月1日（日） 恵比寿
第2回 11月18日（日）
第3回 12月17日（日）
第4回 1月13日（土）
第5回 2月12日（日）
【第2期】平日コース 10：00～13：３0
第1回 10月4日（水） 麻布十番サロン
第2回 11月15日（水）
第3回 12月8日(金)
第4回 1月25日(木)
第5回 ３月8日（木）
社員に整理整頓の習慣を身につけさせたい！
その想いで、コンサルティングのご依頼をいただきました社長様に、
今後の目指す方向性をお伺いいたしました。
「理想は、紙書類をなくすこと。」
最もムダになっていると感じる事は、会議資料のコピー紙とのこと。
カラーコピーもコストはかなりのもので、会議にはなくす方向で進めています。
すべてデータ管理をし、会議室に各々PC持参で資料を自分でダウンロード。
紙資料が発生しない仕組みを作り始めました。
整理整頓コンサルティングのご依頼をされた経緯をお聞きしますと、
今までにも整理整頓の号令をかけてはいたが、その時だけになってしまいリバウンド。
声がけが中途半端なまま終ってしまっていたようです。
なぜか？
それは、書類が山になっている普段の光景が、風景と化してしまうためです。
割と多くあることは、
頭ではわかっている。
片づければ、仕事の効率も上がる。
そうすれば、売り上げも上がるはず。
だから、「整理整頓しろ！」と言うのに、自分も書類が溜まっていく。
部下に言うのも、
「今日は止めておくか。。。」
これでは、風景は変わらないですね。
トップが本気にならない限り、社員には伝わりません。
この社長様は、「今まで、ここまでしたことはないくらい、改革しています。」と言われました。
整理整頓が習慣になるには、社員それぞれへの落とし込みが必要です。
維持継続するためには、結局は意識改革にほかならないからです。
その人に、整理整頓をしたことによって気づきが起これば、勝手に継続していきます。
その気づきを得るためには、研修が一番いいのです。
社員が自分事として捉えることができれば、
自然と雑然としてる様子が意識に上ってくるからです。
それが始まりです。
これからも、そこを目指すためにお話しをしていきます。
整理整頓が気になっている経営者様がいらっしゃいましたら、
お気軽にお問い合わせください。
霞が関にあるコクヨライブオフィス。
フリーアドレスのオフィスですが、仕事効率とコミュニケーションを重視したルールがありました。
デスクの上に点灯している照明。ここが事務担当で固定席です。
営業はフリーアドレスですが、事務担当の周りのデスクを使用する。
それがルールです。
メリットは、電話の声も何気なく聞こえること。
すぐに声を掛けられること。
フリーアドレスというと、どこまで自由なのか？と思いますが、案外堅実に事務との連携がとれるようになっていました。
一時期コンピューターが席を選ぶというのがありましたが、この時のルールはどうだったのでしょうか。
お聞きしていないので分からないのですが、南と北のビルだけは選べる（明るさが違うから）というのがある会社で報道されていました。
確かに情報はipad等でどこにいてもつながりますが、顔を合わせて話すというのにはかなわないでしょう。
現在は、社員のコミュニケーション不足が問題になっていますから、フリーアドレスでありながら仕事を効率的にするには、ルール化はかなり重要になるでしょう。
営業は、社内にほぼいないようなので、このフロアに椅子は全員分ありません。しかし、どこで仕事をしてもいいので、他の場所を含めれば全員分は確保されているそうです。
一人で集中して仕事をする場や、打ち合わせのデスクも、点在しています。
中央にある会議室は、中が丸見えのガラス張り。
幹部の方が、どんな会議をしているのか、パワポも見れるので、何となく決定事項の経過が社員には分かるようです。
もちろん、外から見えないようにすることもできますので、社員的には見えなくなっている方が気になるとのこと。
会議室にはアロマが定期的に流れており、女性が前の使った方の匂いを気にすることもなくなったそうです。
これは、改善委員会があって、その一環として始めたこと。
改善委員会については、他の企業様にも参考になると思うので、後日記事アップしたいと思います。
黄色い椅子は、氣が活性化していいですね。
活発になる赤もぜひ取り入れてほしいところです。
会議室のホワイトボードには、写真を撮ると自動補正できる機能があり、紙データを減らす工夫がされています。
見学会の時も、すぐそばで打ち合わせがされていました。
データも見える状態でしたので、なかなか出来ることではないですね。
昔から見学する人を受け入れているので、社員は慣れていて普通に打ち合わせを進めていらっしゃいました。
こちらは設計部門です。広いデスクがあり、図面を広げられるスペースを確保しています。
紙のデータを減らす工夫はされていますが（電子認証で決済が下りるなど）、紙データをアウトプットしないというわけではないとのこと。設計図は、手元で広げた方が分かりやすいですから、終わったデータは紙として残さずにPDFとして保管。これにより紙を増やさないようにしていました。「紙を出さない」ではなく、「残さない」ことに注力されていました。
そこで不思議だったのでお聞きしたのが、ゴミ箱の存在。
見当たらないのです。オフィスに。
ドリンクコーナーには、分別ごみ箱が木目調でありましたが、普通あるはずのデスク周りには一切ありません。
お聞きしましたら、「ゴミ箱は、ドリンクコーナーと、コピー機横、喫煙室、この3か所だけです。」
どおりで、通路がきれいなはずです。
コピー機近くにシュレッダーがあり、そこで廃棄。そばには掃除機を設置。シュレッダーをかけると、散らかりますから各自でお掃除まで済まされるようです。
綺麗なところは、綺麗に保ちたい。
これが人間の心理です。
見事にそれを使っていますね。
１～2年ごとに、オフィスを実験室のように変えているので、元々綺麗な状態です。
それでも、使いずらかったり、意識が行き届いていないと、散らかりやすくなります。
入社した時から同じ状態にあるので、「ゴミ箱はデスク近くにないものだ」になっているのでしょう。
我が家も、ダイニングテーブル下に置いていたゴミ箱を撤去しています。
なくした当初は文句もでましたが、慣れればキッチンのゴミ箱に捨てるようになりました。
意識づけと習慣化は、セットでする必要があります。
こちらは憩いの場。お昼を食べてもいい場所です。
やはり落ち着いた空気感があって、一人でお仕事をされるにはいいようです。数人の方が集中してPCに向かっていました。
後ろにあるのは、個人ロッカー。底上げをされているロッカーは、幹部の方の場所。
お年を召されると、しゃがむのは苦痛になるので、底上げされているとのこと。優しい配慮が一杯です。
楽しい見学会でした。
写真も提供していただき、コクヨ社様に感謝をいたします。ありがとうございました。
整理整頓コンサルティングでは、空間の見直しもさせていただいております。
効率的な仕事をするための空間創りは、大切な要素の一つです。
お気軽にお問い合わせください。
すでに整理整頓を実施されている企業様。
課題は、維持できるかどうか。
トップダウン方式で始まった、整理整頓社内改革。
朝はデスクの上は、PCのみ。
素晴らしい！
なぜ整理整頓コンサルを頼もうと思ったのかというと、今までは、リバウンドを繰り返して来たようなのです。
自分達でできないのだから、外部から専門家を頼もうと考えられたそうです。
これから維持継続に関わらせていただきます。
横浜Tキューブ・スタイルの使命は、
青く美しい地球を、次世代の子供たちに手渡していくこと。
企業が変われば、地球環境は、早く良くなると思っています。
整理整頓・収納、を実践的にお伝えし、一緒に動いていく。
それが、整理整頓コンサルタントです。
一緒に考え、実際に動くから結果が出ます。
言葉だけで終わらないのが、成功の秘密です。
在庫管理表と実際が合わない！
必要なモノがすぐに見つからない！
残業を減らしたい！
無駄な倉庫代を払っている！
雇った人材が、すぐに辞める！
人は環境によって変わります。
会社も変わります。
そのことを端的に語っているのが、イエローハット創業者の鍵山氏。
お掃除を徹底することで
売り上げ先を、修理工場の荒くれ者から、映画俳優などに変えていきました。
変えたというより、勝手に変わっていった。
芸能人の森繁久彌氏、藤山一郎氏、力道山。
you tubeでお話しされています。
どんな会社でも、『やろう！』と決意すればできるはず。
そう思って、社内環境整備のお手伝いをしています。
MAGAZINE HOUSE MOOK
無駄なくキレイを実現する片付け術
6月１３日マガジンハウス社からMOOK本が出ました。
片付け術コーナーで６ページに渡って担当しています。
簡単に綺麗を保つコツを掲載しています。
お手に取ってご覧ください。
食事を取ろうとして、どこを見るかというと、
入口の見た目（清潔さ）
メニュー
入りやすさ（動線）
ここが大半を占めると思います。
入りやすさ、顧客の動線は、
衣類や雑貨のショップも同じで
以前TVで、どこにディスプレー棚を置くと
お客様が店内に入ってくれるかという実験をしていたのを思い出します。
ショップは、何方向かから入店できるため、動線が大切になります。
飲食店は、一方向に入るところが多いですね。
その入り口のところに、材料が置かれていたことがあります。
店名をブログでは書いていますが、こちらでは省きます。
お昼14時過ぎ、遅めのランチを取るために入ったのですが、
忙しかったお昼の名残でしょうか。
届いた材料が店舗の入口、看板の後ろに隠れていました。
たまたま仕事先で寄ったお店なので、いつもどこに置かれているのかはわかりません。
チェーン店なので、他の店舗では見たことがありません。
なので、たぶん一時置きをしたのだと思います。
14時過ぎは、来店客も減っていていて、席も半分以上空いていました。
そんな中で思ったことを綴っています。
看板の裏で、入店時には見えません。
見栄えは悪くなっていません。
しかし、入ると見える材料の山。
これってどうでしょう？
いくら台の上に乗っているとはいえ、
衛生面は？
お客様の動線は？
混雑時であれば、通れないのですから、邪魔以外の何物でもありません。
手が空いてきた時間に、そこが放置されているのは問題だと思いました。
なぜ放置されたのか？
たぶんですが、厨房からも見えない死角になっているのです。
でも、客席からは丸見え。
ここは意識の問題でしょう。
日々忙しくしていると、顧客目線が抜け落ちていることがあるのでしょうね。
お料理は美味しかっただけに、残念です。
どこにでもありそうな事例ですが、
整理・整頓は、無意識にできるようになって初めて効果を発揮します。
その前段階は、意識的に頭の中に上がるような工夫をする必要があります。
いつも14時ごろにお店が落ち着くことが多いのであれば、タイマーを掛けておくとか、
忘れないように厨房にメモを貼っておくとかする必要があるでしょう。
五感に訴えかける仕組み作りをすることで、従業員全員が「気づく」ことが可能になります。
ある飲食店では、給仕する出入り口に暖簾が掛かっていました。
普段であれば下がっているのでしょうが、
忙しかったのか、暖簾が避けてありました。
厨房は丸見えです。
そこにあったのが、ゴミ箱。
けっして綺麗な状態ではありません。
食べる前に見たくなかったと、入ったことさえ後悔するような状態です。
元々、客から見える場所にゴミ箱を設置しなくてはならないような作りに問題があります。
たまたま置いたのであれば、意識が低いとしかいいようがありません。
トイレ掃除は、そのお店がどの程度なのかを見るのによく使われる指標ですが、トイレに行かなくても分かってしまうのは、お客のほぼ全員が目にしていることかもしれないのです。
これは大きいのではないでしょうか。
普段なにげなくしていることが、売り上げを左右しているのかもしれません。
気になった店主様は、顧客目線の先に何が見えているのか、一度検証をしてみてはいかがでしょうか。
売り上げも変わると思いますよ。
お客様は、けっこう見ているのですから。
今度、あるショールームのバックヤードをチェックさせていただくことになりました。
意識の高い企業様は、自らチェックをかかしません。
そこが伸びる企業かどうかの分かれ目かもしれないと、改めて思う事例でした。
片づけというと、一番に思い浮かべるのは物の片づけ。
沢山あるモノをどうしたら必要なものだけにできるのか？
そう思いますが、実はこころが大きく関与していることが分かると話は早いです。
こころの片づけ 記事掲載
とは言え、そうそう簡単に手放せない方も多いでしょう。
そんな方に、ちょっと読んでいただきたい内容です。
ら・し・さ通信 春号掲載
