企業研修にお伺いしていて、事務職の女性からでる質問は
「言っても片づけない人は、どうすればいい？」
という話です。
本人に聞いてみないと分からないというのが正直なところですが、
大概は「面倒くさい」というのが多いでしょう。
あまりに整理整頓を放置してしまって（周りから言われるくらいですから、かなりの量のはず）、
当人は手の付けようがない。だから、「これをやれと言われても。。。今の仕事も沢山あるし、後回しでいいや。」
そんな感じでしょうか。
仕事効率という点からみれば、圧倒的に片づいたデスクの方が仕事が捗るはずです。
企業は利益追求をしなければなりませんから、モノが多すぎて探しモノばかりしていたら、無駄に時間分のコスト（給料）を掛けていることになります。
そんなことはしていられませんから、整理整頓をしなさい！と言われるのは当たり前ですし、本人だけの問題に終わりません。
山盛り状態は、周りの人たちのストレスにもなりますし（だから事務の女性から言われるのです）、その山が雪崩を起こしたら、他のデスクにも影響を及ぼします。
さらに、見た目からクライアントへの信頼にも関わります。
アメリカでは、ダイエットできない人は自己コントロールも出来ないのだから、仕事も出来ないよね！と烙印を押されます。
だからこそ、幹部候補の人たちは、ダイエットに励むのです。
同じように考えれば、デスク周りの整理もできないのに、大切な案件の判断が出来るのか？
そういう考え方も出来ます。
整理は、要るか要らないかの判断の積み重ねだからです。
出来る人ほど、1枚の書類の判断は早いものです。
では、どうして捨てずに大量の資料を抱え込むのでしょうか？
一つは、会社のルールが出来ていないことです。
明確な判断基準がマニュアルにあれば、社員は自分の頭を使わなくて済みますから、簡単に処分ができるようになります。自分の責任にならないからです。
しかし、マニュアルのないものについては、どうしても「何かあったら困る。」という意識が働くので、「とりあえず取っておこう。」となります。
前任者の引き継ぎ書や、滅多に使わない取引先の古いカタログ、終わったプロジェクトの経過文書など、使用することがあまりなくなったか、ほぼ使わない情報だったりします。
使わない情報は処分。
情報は新しいのが命。
これだけ時流が速く流れていくのに、古いものにこだわっていては、企業は生き残れません。
まずは、ルール作りをしましょう。
社員研修をすると、いかに自分たちのやり方に無駄が多いのかわかります。改善しないと同業他社との競争にも関係することに気づきます。
普段、経営と自分たちの仕事を結びつけている社員は、あまりいません。毎日一生懸命仕事をしていれば、収入を得られると考えている人は、意外と多いでしょう。
しかし、会社の景気が悪くなれば、社員の収入にも響くはずです。その視点を忘れてはいけません。
片づけない人ほど、整理整頓研修に出てきません。自分は関係ないと思っているか、やりたくないから参加すれば「やれ」と言われると思っています。
そんな方を巻き込むには、心理作戦でいきましょう。
面倒なのは、自分一人ですると思っているからです。手伝ってもらえるとすれば、考え方も変ります。
なぜなら、途方に暮れているのは、量だけの問題ではなく、やり方も分かっていないからです。
優しく回りの女性が、「一緒に片づけますよ～！」と言えば、悪い気はしないはずです。
ただし、声のトーンや、表情は優しくしてくださいね。これはとても重要なことです。押しつけっぽい感じでは受け入れられません。女優になった気分で話しかけてください。
男性だったら、頼りがいのある兄さんみたいな感じでしょうか。「お前のことを放っておけないから、一緒にしないか？」はどうでしょう。
上司の場合は、トップダウンで言ってもらうことです。業務命令であれば、動かざるを得ないですから。その際にも、ただの押しつけではなく「君の仕事に期待しているんだよ。」の言葉は忘れずに。
マイナスのことは一切言いません。本人も片づけないといけないと分かっているのですが、ちょっとしたプライドとか意地があるのです。そこを崩さないことが大切ですね。
中国はメンツが大切だと言いますが、同じような感じです。
先日、1000日投獄されている弁護士を救う活動をしている方も、共産党のメンツを立てることが大切と言われていました。
中国と一緒にする必要はないのですが、自尊心を傷つけてしまうと、二度と聞く耳を持ってもらえませんので、計画は周りの人も含めて綿密に立てましょう。
整理するための場所（会議室）を取っておくことも、その一つです。
また、全部いっぺんにしようとすると失敗します。
エリア分けをし、一番減りそうな部分だけを取り出します。
減って綺麗に整理されたら、あとは褒めましょう！
「さすが！綺麗になりましたね。」
「気持ちがいいですね。」
「判断、思った以上に速かったですね。」
「できたじゃないですか。すご～い！！！」
「○○さんのそんな一面、知らなかった～。」
「素敵！」
うんちくが出れば、「そうなんですね！物知りですね。勉強になります。」
言いずらいという人もいるかもしれませんが(笑)、この際いいのです。おだてれば豚も木に上るのですから。
とにかく、モチベーションを上げるような言葉がけをしましょう。
これが第一歩だからです。徐々に判断のハードルは上がっていきますから、始めは心地よくなってもらいたいですね。
男性は、「さすが！」「知らなかったです！」「すご～い！」「素敵！」「そうなんですね！」という言葉に弱いのです。
褒めの「さしすせそ」と言います。「せ」がないですね。
「センスがいい。」これは使えたら使ってください。ちょっと難しいかもですが。
第一歩が終わったら、お手伝いした人だけでなく、周りの人もその変化を褒めてくださいね。
二歩目は、始めより声掛けがしやすいはずです。
まずは成功体験をさせること。ここから始めてみましょう。
