トップページ > ブログ > 名刺の整理

整理整頓研修の第2回目。
皆様の進捗具合をお聞きしました。

7割減らします!
そう宣言した社長様は、なんと!8割減らしたと言われていました。

何をバサッと減らしたのかというと、名刺。

 

 

日々新しいご縁で、増えていく名刺。
この名刺も、整理をしていかないと、たまる一方です。
そう、人間関係の整理です。

個人で人間関係の整理というと、ちょっと冷たい感じがしますが、
ビジネスでは、濃い関係性の人とお仕事をしていくので、
薄い関係性の方だと、一度会ってそれで終わってしまいます。

発展性のない方の名刺は、持っていてもしかたないですね。
そこから営業につながるのであれば、それは宝の山にもなります。

ようは、その名刺を何に使うか?です。

 

名刺が山になって、ほぼ埋め尽くされている会長様のデスクを見かけたことがあります。

あまりに凄かったので、名刺管理ソフトを扱っている社長様も同時期にお知り合いになりましたので、また会長様もご存知な方でしたので、使われてはいかがでしょうか?とお伝えしたことがあります。また、秘書の方もいらっしゃるので、頼めばよろしいのでは?ともお伝えしました。優しい会長様は、秘書は忙しいからと言って、取り合ってくださいませんでした。秘書の方も、やりますよと言われていたのですが。。。何がその名刺を整理させないのでしょうか?

 

 

考えられる理由をあげてみました。

・グループ分けができない。

 すでに大量になってしまった名刺。フランチャイズもされているので、グループ企業のオーナーや店長の名刺は捨てられない。しかし、どこのグループに所属するのか覚えているかというと不明になっている?のかもしれません。

 

・時系列の方がわかりやすい

 名前を覚えるのは大変だが、あの時の人が分かれば、時期でだいたい探せる。

私自身、顔と名前を一致させて覚えるのが苦手です。若いころから、日々何百人も来社する方を覚えている受付嬢は凄いなと思っていました。同じようなタイプだと、会社名や名前で「あいうえお順」は使えない分け方になります。そのため、デスクの山はそれなりのルールで(6~7月に会った方など)置かれている可能性があります。

 

・自分が管理したい

 人に頼むのが嫌だ。自分で管理したいが、時間の確保が難しくてそのまま放置している。

 

 

いずれにしても、溜めてしまえばそれだけ整理にかかる時間は増えます。できればその日のうちに、名刺管理ソフトに入れてしまうのが一番です。そうすれば、いつ会った人かというのも入力時の記録で分かりますし、紙で取っておく場合は、名刺に名刺交換をした日付と会った場所(○○会議など)を記載しておくと後で思い出しやすくなります。

 

書類も同様ですが、溜めたら溜めただけ整理の時間はかかります。生産性という点では後ろ向きなので、やりたくなくなります。そうなる前に、少しづつ整理をする時間を取ることが大切です。

 

 

整理整頓に特化したノウハウをお伝えしています。

オフィス環境診断士2級講座

講座日程: 7月12日(金)9:30~16:30

      8月8日(木)  9:30~16:30

      9月13日(金)9:30~16:30

会場:ポッポ町田 会議室3(小田急・JR町田駅徒歩3分)

受講料 :  32,400円 税込 

      テキスト持参者は 30,900円

詳細はこちら