霞が関にあるコクヨライブオフィス。
フリーアドレスのオフィスですが、仕事効率とコミュニケーションを重視したルールがありました。
デスクの上に点灯している照明。ここが事務担当で固定席です。
営業はフリーアドレスですが、事務担当の周りのデスクを使用する。
それがルールです。
メリットは、電話の声も何気なく聞こえること。
すぐに声を掛けられること。
フリーアドレスというと、どこまで自由なのか？と思いますが、案外堅実に事務との連携がとれるようになっていました。
一時期コンピューターが席を選ぶというのがありましたが、この時のルールはどうだったのでしょうか。
お聞きしていないので分からないのですが、南と北のビルだけは選べる（明るさが違うから）というのがある会社で報道されていました。
確かに情報はipad等でどこにいてもつながりますが、顔を合わせて話すというのにはかなわないでしょう。
現在は、社員のコミュニケーション不足が問題になっていますから、フリーアドレスでありながら仕事を効率的にするには、ルール化はかなり重要になるでしょう。
営業は、社内にほぼいないようなので、このフロアに椅子は全員分ありません。しかし、どこで仕事をしてもいいので、他の場所を含めれば全員分は確保されているそうです。
一人で集中して仕事をする場や、打ち合わせのデスクも、点在しています。
中央にある会議室は、中が丸見えのガラス張り。
幹部の方が、どんな会議をしているのか、パワポも見れるので、何となく決定事項の経過が社員には分かるようです。
もちろん、外から見えないようにすることもできますので、社員的には見えなくなっている方が気になるとのこと。
会議室にはアロマが定期的に流れており、女性が前の使った方の匂いを気にすることもなくなったそうです。
これは、改善委員会があって、その一環として始めたこと。
改善委員会については、他の企業様にも参考になると思うので、後日記事アップしたいと思います。
黄色い椅子は、氣が活性化していいですね。
活発になる赤もぜひ取り入れてほしいところです。
会議室のホワイトボードには、写真を撮ると自動補正できる機能があり、紙データを減らす工夫がされています。
見学会の時も、すぐそばで打ち合わせがされていました。
データも見える状態でしたので、なかなか出来ることではないですね。
昔から見学する人を受け入れているので、社員は慣れていて普通に打ち合わせを進めていらっしゃいました。
こちらは設計部門です。広いデスクがあり、図面を広げられるスペースを確保しています。
紙のデータを減らす工夫はされていますが（電子認証で決済が下りるなど）、紙データをアウトプットしないというわけではないとのこと。設計図は、手元で広げた方が分かりやすいですから、終わったデータは紙として残さずにPDFとして保管。これにより紙を増やさないようにしていました。「紙を出さない」ではなく、「残さない」ことに注力されていました。
そこで不思議だったのでお聞きしたのが、ゴミ箱の存在。
見当たらないのです。オフィスに。
ドリンクコーナーには、分別ごみ箱が木目調でありましたが、普通あるはずのデスク周りには一切ありません。
お聞きしましたら、「ゴミ箱は、ドリンクコーナーと、コピー機横、喫煙室、この3か所だけです。」
どおりで、通路がきれいなはずです。
コピー機近くにシュレッダーがあり、そこで廃棄。そばには掃除機を設置。シュレッダーをかけると、散らかりますから各自でお掃除まで済まされるようです。
綺麗なところは、綺麗に保ちたい。
これが人間の心理です。
見事にそれを使っていますね。
１～2年ごとに、オフィスを実験室のように変えているので、元々綺麗な状態です。
それでも、使いずらかったり、意識が行き届いていないと、散らかりやすくなります。
入社した時から同じ状態にあるので、「ゴミ箱はデスク近くにないものだ」になっているのでしょう。
我が家も、ダイニングテーブル下に置いていたゴミ箱を撤去しています。
なくした当初は文句もでましたが、慣れればキッチンのゴミ箱に捨てるようになりました。
意識づけと習慣化は、セットでする必要があります。
こちらは憩いの場。お昼を食べてもいい場所です。
やはり落ち着いた空気感があって、一人でお仕事をされるにはいいようです。数人の方が集中してPCに向かっていました。
後ろにあるのは、個人ロッカー。底上げをされているロッカーは、幹部の方の場所。
お年を召されると、しゃがむのは苦痛になるので、底上げされているとのこと。優しい配慮が一杯です。
楽しい見学会でした。
写真も提供していただき、コクヨ社様に感謝をいたします。ありがとうございました。
整理整頓コンサルティングでは、空間の見直しもさせていただいております。
効率的な仕事をするための空間創りは、大切な要素の一つです。
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